ミーティングを実施するときに心得ておくとよいこと

こんにちは。エンジニアのサーモンです。

特別エンジニアに限った話ではないですが、仕事をしているとミーティングが必要になる場面があります。

今までミーティングに参加してみて、準備や進め方によって良いものになったり、そうならなかったりするなぁと感じることが多々ありました。

良いミーティングの再現性はできるだけ上げたいものです。

そこでこの記事では、僕がミーティングを良くするために心がけていることについて解説します。

事前準備

内容、参加メンバー、日時を決める

まずは、ミーティングに取り上げたい内容を箇条書きで列挙します。

このとき、それぞれの内容に対して目的（情報の共有、合意、相談など）を補足しておくとよいです。

内容が出揃ったら、それらに必須な参加メンバーを検討します。

項目によって話したいメンバーが大きく異なる場合は、ミーティングを分割した方が良いかもしれません。

メンバーが決まったら全員の予定をおさえます。

所要時間ですが、僕は1時間超えたら長いなと感じるので、内容的にそれ以上かかりそうな場合はミーティングを分割します。

参加必須のメンバーの予定は必ず空いているところをおさえ、そうでないメンバーには任意参加であると周知します。（ミーティングの透明性を上げるためです。）

ミーティング前にアジェンダを用意する

1枚のドキュメントで良いので、必ずミーティングの前にアジェンダ（ミーティングの叩き台）を用意します。

これがそのまま議事録としても機能する想定です。

アジェンダの中には事前に列挙した内容を記述し、既に分かっている背景などがあれば追記します。

さらに、近い内容のものでグループ分けをしたり、議論に時間がかかる場合に備えて優先順位の高い順に並べ替えたりしておくと効果的です。

僕はアジェンダの作成に、HackMDやNotionのような共同編集が可能でリンクが発行できるドキュメントツールを利用しています。

こうすることで、前もってアジェンダを共有し、必要であれば参加メンバーにも補足しておいてもらうことができます。

ミーティング中

あいさつをする

ミーティングルームに入ったら「おはようございます」や「お疲れ様です」といった感じで挨拶をします。

こうすることで、「これからミーティングが始まるぞ」とスイッチを切り替えることができます。

自分だけでなくメンバーのスイッチにも影響するので、とてもおすすめです。

ついでに全員いることを確認して、ミーティングを開始します。

ファシリテーションを行う

ミーティング開始後は、ファシリテーターとしてミーティングの進行を行います。

アジェンダから一つずつ内容を取り上げ、適任なメンバーに話してもらいます。

議事録やメモは共同で取る

ミーティングが定期開催の場合

テンプレ化すると良いでしょう。

サーモン

著者（ソフトウェアエンジニア）

情報系大学院を卒業後、ソフトウェアエンジニアとして都内企業に従事。プログラミング歴は10年以上になります。